top of page

Draaiboek voor coaches

Haerens personal coaching

Missie

Haerens Personal Coaching helpt ondernemers en high professionals fitter worden, zich goed in hun vel voelen, op een juiste manier trainen, en zonder pijn of blessures hun grenzen verleggen.

Visie

Haerens personal coaching is ervan overtuigd dat beweging op maat een krachtig (genees)middel is om mensen blessurevrij fitter te helpen worden.

Wij vinden dat mentale en fysieke gezondheid hand in hand gaan, en de basis is waar alles op steunt. Wij vinden dat ondernemers een rots in de branding verdienen die hun lichaam en geest in topvorm helpt houden.

Beweging is een belangrijke pijler in (preventieve) gezondheidszorg, naast slaap, stressmanagement, ademhaling, gezonde voeding, vertoeven in de natuur, meditatie,…

 

Hieronder een overzicht van de zaken waar je als coach kan/zal mee te maken hebben, met daarbij de te ondernemen stappen of verder uitleg.

 

Kledij/uitrusting/...

  • Draag een horloge met stopwatch.

  • Zorg dat je gsm opgeladen is, zo kan je gemakkelijk afspraken inboeken.

  • ​Ga nooit lopen of het park in zonder gsm, bij noodgevallen moet je bereikbaar zijn en hulp kunnen bellen.

  • Zorg voor aangepaste kledij  indoor/outdoor.

  • Zorg voor propere binnenschoenen of coach op je sokken.

 

Voorbereiding

  • Bereid je lessen steeds goed voor.

  • Zorg voor een logische opbouw.

  • Neem notities tijdens de training, je kan niet alles onthouden.

  • Neem indien je dat wil je pc mee, is handig om a la minute je schema aan te passen of notities te maken.

  • Zorg voor progressive overload in je trainingen.

 

Trainin

  • Trainin is onze PT- software

  • Via de app kan je gemakkelijk  met je gsm je klanten inboeken in de agenda.

Time management

  • De trainingen duren 1 uur.

  • Onze klanten zijn drukbezette mensen, zij willen op tijd beginnen met de training en stipt stoppen.

  • Hou je tijd in de gaten, stop op tijd.

  • Weet je dat je klant zich nog moet omkleden? Stop een minuutje vroeger.

  • Ruim de zaal op tijdens je training, zorg voor orde, laat niet alles rondslingeren.

  • Zorg ervoor dat je collega-coach op tijd kan beginnen, in een nette opgeruimde zaal.

  • Gebruik de tijd van de cooling down om alles netjes te zetten.

  • Moet je nog een volgende training inplannen? Doe dit buiten als de tijd om is.

Facturatie

  1. Tel de uren op van de afgelopen maand, je kan dit eenvoudig doen in trainin (klik op ‘meer’ rechtsboven en selecteer ‘sessie lijst’, filter op jouw naam)

  2. Controleer met je eigen agenda of alles is ingeboekt in trainin. Klanten betalen pas als het wordt ingeboekt, dus dit is heel belangrijk!

  3. Mail je factuur naar liselothaerens@hotmail.be

Potentiële klant wil een proefles volgen

  1. Liselot neemt contact op met jou, en in onderling overleg wordt de proefles vastgelegd.

OF

Bij zeer drukbezette klanten stuurt liselot je via whatsapp het gsmnr en bel/sms je zelf met de potentiële klant om een afspraak vast te leggen.

  1. Check in trainin of het gekozen moment beschikbaar is (wanneer je een van de studio’s nodig hebt)

  2. boek de afspraak in trainin https://haerens-personal-coaching.trainin.app/dashboard, selecteer de juiste locatie, de deelnemers is een gast.

  3. Boek de afspraak in je eigen agenda. Dit is dubbele controle.

  4. Je ontvangt het intakedocument via mail, met herhaling van dag, uur, plaats en gsm nummer van de potentiële klant.

  5. Les voorbereiden, lettende op de info uit het intakedoc. Voorzie enkele  functional movement screening oefeningen, zodat je goed ziet hoe je klant beweegt.

  6. D-Day: wees op tijd, goed voorbereid en go for it!          

    • Vergeet je sleutel niet.

    • Check de ruimte, is alles netjes om te starten?

    • Connecteer je gsm met de box en zet de muziek aan.

    • Begroet je klant, stel je zelf kort voor en vraag hoe het gaat, of hij/zij goed geslapen heeft,…

    • Training bestaat uit:

      • Warming up+ mobility work

      • Mobility, stretching (zeker bij oudere klanten)

      • Core

      • Kern/skill/circuit/techniek/HIIT…

      • Cooling down/ademhaling/lichte stretching

 

  • Soms zal een klant minder fit of net veel fitter/getrainder zijn dan hij/zij liet uitschijnen tijdens het intakegesprek. Geen stress, pas de oefeningen aan, jij bent de coach en zorgt ervoor dat de training op maat is. Voor de meeste klanten is een proefles volgen al een grote stap, zij zijn vooral met zichzelf bezig en zullen niet merken dat je de planning aanpast. Het is part of the job om snel te kunnen schakelen en aanpassen. Je zal merken, hoe meer ervaring je kan opdoen hoe vlotter dit gaat.

  • De training mag zeer uitdagend zijn (afhankelijk van doel van de klant), maar hou het binnen de mogelijkheden van de klant. Iemand gewoon afmatten is geen goede training, succesbeleving is belangrijk! Let op non-verbale signalen, ademhaling,… (Sommige klanten trekken bleek weg, vallen bijna flauw maar zeggen dat alles prima gaat en ze graag nog een tandje bijsteken)

  • Leg de oefeningen goed uit, toon voor, corrigeer, vraag of je klant mag aanraken bij corrigeren.

  • Voorzie een cooling down van enkele minuten.

  • Na de cooling down vraag je hoe de les is meegevallen. Soms wil iemand direct een nieuwe les boeken, soms wachten ze even af.

  • Zeg aan klant dat Liselot nog zal bellen om het verder te bespreken.

  • Gebruik de spray en het doekje om matten/bench af te kuisen na gebruik.

  • Stofzuig de vloer.

  • Check dat al het materiaal ordelijk staat, matten op elkaar, dumbells met het logo naar boven, ballen met het logo naar voor, KB’s netjes,…

  • Hou batterij box, stofzuiger in de gaten en steek ze in de lader indien nodig.

  • Deur sluiten(enkel bij het kasteel, bij studio enkel de glazen buitendeur na 18u) en de lichten uit.

 

Potentiële klant wordt klant en start de trainingen

  1. Bel/sms met klant om af te spreken. Soms zijn klanten moeilijk bereikbaar, bel hen op, stuur hen opnieuw,… Klanten zijn drukbezet en vinden het fijn als de coach hen helpt te herinneren aan de training.

  2. Check in trainin of het gekozen moment beschikbaar is (wanneer je een van de studio’s nodig hebt.)

  3. boek de afspraak in trainin https://haerens-personal-coaching.trainin.app/dashboard, en selecteer de juiste locatie.

  4. Boek de afspraak in je eigen agenda. Dit is dubbele controle.

  5. Herhaal de locatie duidelijk aan je klant.

Klant volgt training in de studio of het kasteel

  • Vermeld in je communicatie met de klant altijd duidelijk de locatie.

  • Klanten ontvangen een bevestigingsmail van trainin (maar bekijken dit niet altijd).

 

klant volgt trainingen aan huis

  1. Neem materiaal uit een van de studio’s, wanneer je dit vaak nodig hebt kan je het in je auto laten staan.

  2. Materiaal tekort? Laat het aan liselot weten en we bestellen bij!

  3. Vertrek op tijd, calculeer eventuele files in.

  4. Toch te laat, file,… bel je klant op om dit te melden.

  5. Neem propere schoenen mee voor binnen, of coach op je sokken.

 

klant volgt outdoor trainingen

  • Er bestaat geen slecht weer, alleen onaangepaste kledij! Voorzie degelijke outdoor sportkledij, regenbroek, thermische kledij in de winter en handschoenen. Beter te veel lagen die je kan uitdoen, dan een hele training staan bevriezen😉.

  • Gebruik outdoor materiaal voor buiten.

  • Bij slecht weer, regen modder,… beperk je materiaal.

 

Open Gym

  • Klanten die willen kunnen buiten de personal training gratis trainen in de studio in de derbystraat.

  • Inschrijven via trainin, je ziet in de vakjes of er al dan niet inschrijvingen zijn.

  • PT mag ingeboekt worden op uren van open gym, als er niemand is ingeboekt. Wis het vakje uit de agenda.

  • Check altijd ook de open gym uren als je PT inboekt.

 

Klant annuleert de training

  1. Onze annulatiepolicy: trainingen die geen 24u op voorhand geannuleerd worden worden aangerekend, ongeacht de reden.

  2. Bij laattijde annulatie, geef 1 herinnering  (normaal heb je 24u, …. deze keer zal het niet aangerekend worden, volgende keer wel)

  3. Voor sommige klanten maken we een uitzondering (klanten die nooit annuleren, bij dringende medische zaken,,.. ) contacteer liselot als dit voorvalt. 

  4. Neem je een klant ov

  5. Pas de afspraak aan in trainin, je hebt altijd de keuze, ‘annuleer en geef credit terug’ of trek credit af.

  6. Maak een nieuwe afspraak met je klant

 

Je agenda matcht moeilijk met je klant

  • Het is de bedoeling dat er minstens 1x per week getraind wordt.

  • Breng Liselot op de hoogte.

  • Pols bij je collega coaches of de momenten bij hen beter passen.

 

Je voelt je niet goed/ veilig in het bijzijn van je klant

  • Breng Liselot op de hoogte

  • Jouw welbevinden is prioriteit

Onderhoud trainingsstudio’s

  1. Elke coach is verantwoordelijk de studio’s netjes achter te laten voor de volgende coach.

  2. Neem propere schoenen mee voor binnen of coach op je sokken.

  3. Wanneer klant met vuile schoenen wil trainen, vraag die uit te doen en in de toekomst propere binnenschoenen mee te nemen.

  4. Kom je aan in een vuile studio? Check trainin wie er voor jou was en maak je collega

coach erop attent.

  1. Gebruik de spray en het doekje om matten/bench af te kuisen na gebruik.

  2. Stofzuig de vloer.

  3. Check dat al het materiaal ordelijk staat, matten op elkaar, dumbells met het logo naar boven, ballen met het logo naar voor, KB’s netjes,…

  4. Controleer dat er niets tegen de mosmuur staat (kasteel).

  5. Hou batterij box, stofzuiger in de gaten en steek ze in de lader indien nodig.

  6. Deur sluiten(enkel bij het kasteel, bij studio enkel de glazen buitendeur na 18u) en de lichten uit.

 

Mosmuur kasteel

  • De muur bestaat uit echt geconserveerd mos.

  • De mosmuur zorgt voor betere akoestiek en luchtkwaliteit.

  • Heeft geen onderhoud of water nodig.

  • Plaats geen matten en dergelijke tegen de muur, hij is heel kwetsbaar

  • Valt er toch een stukje uit, mag je dit weggooien.

 

Zelfstudie

  • Voorzie tijd in je agenda om opzoekingswerk te doen en bij te leren.

  • Jij bent verantwoordelijk dat je jezelf blijft bijscholen.

  • Vraag aan collega-coaches om eens een les bij hen te observeren.

  • Plan een training met een van je collega-coaches.

 

Eigen gebruik accommodatie

  • Coaches mogen wanneer ze willen de studio’s gebruiken

 

Coachingcall

  • Afhankelijk van het aantal trainingsuren wordt een wekelijkse/tweewekelijkse videocall ingepland met Liselot.

Vakantieplanning

  1. Breng liselot op de hoogte via mail van je vakantieplannen.

  2. Regel zelf met andere coaches vervanging voor je klanten, de trainingen lopen door.

  3. Communiceer met je klanten dat je op vakantie gaat en coach X voor bepaalde periode zal overnemen.

  4. Bezorg je klanten het nummer van hun vervangcoach.

  5. Deel de nodige info/voorbereidingen met de vervangcoach.

 

Je neemt klanten tijdelijk over van een collega-coach

  • Probeer verder te bouwen op de trainingen die klant gewoon is.

  • Het is de bedoeling dat klanten min 1x per week trainen.

 

Sleutel vergeten

  • Check trainin wie er voor je was of na jou komt, misschien zijn ze in de buurt met de sleutel.

  • Post in de PT whatsappgroep, misschien is er iemand anders in de buurt.

  • De deur van de studio is altijd open, kijk of er plaats is in trainin, breng je klant op de hoogte en train daar.

  • Indien alles bezet train buiten, of annuleer de training indien het niet anders kan.

Dubbele boeking

  • Dubbelcheck altijd de locatie bij het inboeken, je kan sorteren op locatie in trainin, en controleer ook zeker de open gym uren!

  • Sta je toch met 2 coaches aan 1 locatie, kijk of de andere studio vrij is, train buiten, …

 

Sipwell is leeg kasteel

  • De waterflessen klikken gemakkelijk in de dispenser.

  • Trek de oude fles eraf, verwijder het lipje bovenaan de nieuwe fles en steek die erop.

  • Plaats de lege fles onder de bureau.

 

Vuilbak is vol Kasteel

  • Wekelijks wordt het vuilbakje geleegd.

  • Zie je toch dat het overloopt, vervang de vuilzak (die zitten in de zwarte bak), neem de volle zak mee of zet die onder de bureau.

Verwarming Kasteel

  • Verwarming met thermostaat en digitale knop gaat automatisch.

 

Verwarming Studio

  • Radiator kan aangezet worden tijdens de training.

  • Zet de radiator steeds af na de training!

Blessure/ziekte/ongeval van de coach,…

  1. Breng Liselot op de hoogte.

  2. Breng je klanten op de hoogte.

  3. Spreek af met je collega-coaches om je klanten over te nemen.

 

Blessure/ziekte/ongeval van een klant,…

  1. Breng liselot op de hoogte, zij zal contact opnemen met klant.

  2. Abonnement van klant kan worden onderbroken zonder beurten te verliezen.

 

Klein accidentje tijdens de training

  • Alle klanten zijn verzekerd met onze sportongevallenverzekering.

  • Zeg dat liselot contact zal opnemen en de nodige documenten doormailen.

 

Zwaar accident tijdens de training (Hartstilstand/epilepsie, zware breuk….)

  1. Blijf rustig.

  2. Bel 112 (adres studio is derbystraat 27b, kasteel is kortrijksesteenweg 1023)

  3. Start indien nodig de reanimatie https://www.rodekruis.be/wat-kan-jij-doen/volg-een-opleiding/eerstehulptips/reanimeren/

  4. Breng Liselot op de hoogte.

 

Probleem in het KASTEEL (verwarming werkt niet, glasbreuk, lampen stuk, wateroverlast,…)

  1. Bel Liselot

  2. Indien niet bereikbaar bel Feliciaan, hij woont in het kasteel: 0496 91 66 99

Probleem in de STUDIO verwarming werkt niet, glasbreuk, lampen stuk, wateroverlast,…)

  1. Bel Liselot

  2. Indien niet bereikbaar bel businesscenter Dalinea: 09 222 08 91

bottom of page